Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc làm của các cá nhân có phát sinh thu nhập phải chịu thuế đóng cho nhà nước tính theo năm. Vậy trong trường hợp tự quyết toán thuế TNCN sẽ làm như thế nào? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN 2023, mời bạn đọc cùng theo dõi.
Mục lục
1. Ai phải tự quyết toán thuế TNCN năm 2023?
Những trường hợp không ủy quyền hoặc không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN thì phải tự quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công:
– Có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp sau:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống;
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo;
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này;
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập này.
– Có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
– Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
– Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.
2. Cá nhân phải nộp hồ sơ quyết toán thuế ở đâu?
2.1 Nộp hồ sơ trực tiếp
Căn cứ khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế là cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc loại phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế như sau:
a) Cá nhân trực tiếp khai thuế theo tháng hoặc quý theo quy định tại khoản 1 Điều 8, Điều 9 Nghị định này, bao gồm:
a.1) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân tại Việt Nam trả thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân nhưng chưa khấu trừ thuế thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
a.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế quản lý nơi cá nhân phát sinh công việc tại Việt Nam. Trường hợp nơi phát sinh công việc của cá nhân không ở tại Việt Nam thì cá nhân nộp hồ sơ khai thuế đến cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
b) Cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định này bao gồm:
b.1) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a khoản này.
Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thi cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:
Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.
Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.”
Như vậy, tùy vào chủ thể nào thực hiện chi trả thu nhập tiền lương, tiền công và có liên quan đến việc khấu trừ thuế thì các cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế tại các cơ quan thuế (chi cục, cục thuế) theo từng trường hợp nêu trên.
2.2 Nộp hồ sơ online
Trường hợp cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn thì hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.
3. Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2023
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công trong đó thời hạn hoàn thành việc nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là:
- Chậm nhất 31/03/2023 đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2022 của tổ chức.
- Chậm nhất 30/04/2023 (Thường sẽ được tính bù thành ngày 02/05/2023) với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
(Chi tiết tại khoản 2 Điều 44 Luật quản lý thuế 2019)
4. Hướng dẫn cá nhân kê khai quyết toán thuế TNCN
4.1 Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
Đối với các cá nhân tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC là giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ quyết toán. Hiện nay, người nộp thuế đã có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng. Cá nhân làm quyết toán chỉ cần tải ứng dụng HTKK về máy và làm theo hướng dẫn, sau đó in mẫu kèm hồ sơ kèm các chứng từ liên quan đến nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý.
4.2 Nộp trực tuyến online
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế – https://canhan.gdt.gov.vn/.
Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản đăng nhập thì cần phải đến cơ quan thuế gần nhất đăng ký tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống nộp thuế cá nhân
Điền “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” sau đó chọn “Đăng nhập”
Trong đó:
- Tên đăng nhập: thường là Mã số thuế TNCN
- Mật khẩu: ban đầu do cơ quan thuế cấp
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” -> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Hệ thống sẽ gửi về bảng chọn thông tin tờ khai. Tại đây bạn cần điền đầy đủ vào các trường thông tin theo yêu cầu.
Lưu ý (*) là trường thông tin bắt buộc phải điền.
Các thông tin bạn phải nhập bao gồm:
– Tên người gửi: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký. – Địa chỉ liên hệ: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
– Điện thoại liên lạc: Tự động theo thông tin đăng ký thuế. – Địa chỉ email: Tự động theo thông tin đăng ký thuế.
– Chọn tờ khai: Bạn chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của mình.
– Cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
– Chi cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.
– Loại tờ khai: Tùy trường hợp bạn có thể chọn tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.
– Năm kê khai: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký (có thể sửa).
Tại mục chọn tờ khai, trong trường hợp bạn tự quyết toán thuế TNCN bạn sẽ chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN ( Thông tư 80/2021/TT-BTC)
Tiếp tục tích chọn vào ô tương ứng với trường hợp quyết toán thuế của mình theo 03 trường hợp sau:
Các trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn). Sau đó, người nộp thuế lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế trong năm. (Trường hợp cá nhân có duy nhất 1 nguồn thu nhập trực tiếp)
Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ. Sau đó, người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan (Trường hợp quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thu nhập 2 nơi)
Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập. Sau đó khai thông tin về việc thay đổi nơi làm việc. (Trường hợp người nộp thuế có thay đổi nơi làm việc hay không có thay đổi nơi làm việc)
– Trường hợp quyết toán Thuế: Bạn chọn “Quyết toán theo năm dương lịch”
– Loại tờ khai: Bạn chọn “Tờ khai chính thức”
Sau khi hoàn tất các thông tin trên bạn nhấn chọn “Tiếp tục”.
Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến
Tiếp theo thực hiện việc khai các thông tin nộp thuế trên tờ khai thuế theo mẫu.
Trong trường hợp có giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, chọn 02-1/BK-QTT-TNCN và điền đầy đủ thông tin.
Lưu ý điền đầy đủ và chính xác các mục thông tin. Sau khi điền xong thông tin bạn cần tích vào “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm” và nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”.
Bước 5: Chọn kết xuất XML
Bạn nhấn chọn “kết xuất XML” để tải file tờ khai mẫu đã điền thông tin về máy tính.
Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”
Bạn chọn “Nộp tờ khai” sau đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đính kèm phụ lục”:
– Chọn phụ lục đính kèm trong danh mục bao gồm:
- Chứng từ khấu trừ
- Chứng từ nộp thuế
- Chứng từ về các khoản đóng từ thiện, nhân đạo (nếu có)
- Các loại giấy tờ khác
– Chọn tệp: Cho phép đính kèm định dạng file: *.png. *.jpg, *.pdf, *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx. Dung lượng tối đa 5MB/ 1file.
– Các chức năng khác:
- Thêm phụ lục: Trường hợp NNT có nhiều hơn 10 file đính kèm thì thực hiện đính kèm thêm tại chức năng Tra cứu tờ khai.
- Chọn <Xóa phụ lục>: Xóa dòng phụ lục đã thêm
- Chọn <Quay lại> : Quay lại màn hình nộp tờ khai
Bước 7: Chọn nút “Tiếp tục”, và nhập mã kiểm tra:
Bước 8: Sau khi nhập đúng mã kiểm tra, NNT ấn nút “Tiếp tục”.
Bước 9: Nhập OTP và gửi hồ sơ
Hệ thống gửi tin nhắn mã OTP vào số điện thoại đã đăng ký
Nhập OTP và ấn nút “Tiếp tục” -> Hệ thống hiển thị màn hình nộp tờ khai thành công.
